A. Proje Başvurusunu Sorunsuz ve Kolay Yapabilmek İçin Öneriler

 

► Proje başvurusu yapabilecek kişilerin öğretim üyeleri ve doktora, sanatta yeterlik veya eşdeğer eğitimini tamamlamış araştırmacılar olduğunu göz önünde bulundurunuz.

 

► Üniversitemiz mensubu olan proje ekibinin AVESİS bilgilerinin güncel olduğundan emin olunuz.

 

► Projede yer alacak, yurt içinden veya yurt dışından araştırmacıların, idari kadrolardaki personelin ve öğrencilerin iletişim bilgilerini ve pdf formatında hazırlanmış özgeçmiş dosyalarını temin ediniz.

 

► BAP Koordinasyon Birimi Proje Süreçleri Yönetim Sisteminden temin edeceğiniz proje türüne uygun Proje Başvuru Formu’nu eksiksiz olarak doldurduktan sonra pdf formatına dönüştürünüz.

 

► Proje kapsamında talep edeceğiniz makine teçhizat ve tüm malzemelerin teknik özelliklerini içeren Teknik Şartname Dosyasını word formatında hazırlayınız.

 

► Çalışma kapsamında kitap satın alınması talebiniz var ise Üniversitemiz Merkez Kütüphanesinden ilgili kitapların alımına ihtiyaç duyulduğuna dair onaylı bir yazı alınız ve pdf formatında bilgisayar ortamına aktarınız.

 

► Talep edilecek proje bütçesine temel teşkil edecek olan Proforma Faturaları temin ediniz ve pdf formatında bilgisayar ortamına aktarınız.

 

► Proje kapsamında talep edilecek her bir harcama kaleminin KDV hariç birim fiyatını ve KDV oranını proforma fatura ile uyumlu olarak belirleyiniz.

 

► Proje konusu gerektiriyor ise Etik Kurul Onay Belgesini temin ediniz ve pdf formatında bilgisayar ortamına aktarınız.

 

► Hayvanlar üzerinde yapılacak deneysel çalışmaların söz konusu olması halinde, araştırmacılardan en az birinin “Laboratuar Hayvanı Kullanım Sertifikası” na sahip olması zorunluğu bulunduğunu göz önünde bulundurarak ilgili sertifikayı pdf formatında bilgisayar ortamına aktarınız.

 

► Eğer çalışmanın belirli kısımları başka bir merkezde gerçekleştirilecek ise ilgili merkezden kabul yazısı temin ediniz ve pdf formatında bilgisayar ortamına aktarınız.

 

 

B. Özgeçmiş Bilgilerinin Güncellenmesi

 

Üniversitemiz mensubu olan araştırmacılar: Proje başvurusu gerçekleştirecek veya herhangi bir projenin ekibinde yer alacak üniversitemiz mensubu araştırmacıların, AVESİS yazılım sistemindeki bilgilerini tümüyle güncellemeleri zorunludur. 

 

Yurt içinden veya yurt dışından araştırmacılar: Üniversitemizin akademik kadrolarında bulunmayan diğer araştırmacıların temel kimlik ve iletişim bilgilerine ilave olarak, özgeçmiş dosyalarının başvuru esnasında sisteme yüklenmesi gerekmektedir.

 

 

C. Proje Başvurusu Yaparken Sisteme Yüklenmesi Zorunlu Olan Belgeler

 

Başvurularda Proje türüne göre sisteme yüklenmesi gerekli belgeler aşağıda belirtilmiştir. Başvurularda kullanılacak standart formlar BAPSİS Sisteminde Gerekli Belgeler menüsü altında verilmiştir. Araştırmacıların başvuru yapacakları destek programına uygun formları kullanmaları zorunludur. 

 

1. Tüm Proje Türleri İçin Yüklenmesi Zorunlu Olan Belgeler

 

a. Proje Başvuru Dosyası: BAPSİS üzerinden proje türüne uygun başvuru formu indirilmeli ve tüm bilgi alanları eksiksiz doldurulduktan sonra pdf formatında sisteme yüklenmelidir.

 

b. Etik Kurul İzin Belgesi: Yalnızca gerekli olan projeler için projeye uygun olarak alınmış 12 aydan daha eski tarihli olmayan etik kurul belgesi sisteme yüklenmelidir. Çalışma alanına göre 12 aydan daha eski tarihli etik kurul belgesinin kullanımının gerekmesi durumunda, izin belgesinin kullanımının uygunluğu BAP Komisyonu tarafından değerlendirilir. 

 

c. Proforma Faturalar veya Teklif Mektupları: Talep edilen tüm mal, malzeme ve hizmet alımlarına yönelik proforma fatura veya teklif mektupları sisteme yüklenmelidir. Yalnızca seyahat desteği talep edilen proje başvurularında proforma fatura veya teklif mektubu talep edilmemektedir. Proforma fatura ve teklif mektupları ile ilgili açıklama Ek 2’de verilmiştir.

 

d. Teknik Şartname Dosyası: Seyahat dışındaki tüm mal, malzeme ve hizmet alımları için teknik şartname hazırlanması ve Microsoft Word formatında sisteme yüklenmesi zorunludur. Teknik şartname hazırlarken dikkat edilmesi gereken hususlar Ek 2 ve Ek 4’de verilmiştir.

 

2. Proje Türlerine Göre Sisteme Yüklenmesi Zorunlu Olan Belgeler

 

a. Lisansüstü Tez Projeleri İçin Danışman Atama Yazısı ve Transkript: İlgili Enstitünün tez danışmanı ile var ise eş danışman atama yazıları ve tez konusunun onaylandığını gösteren belge (transkript) pdf formatında sisteme yüklenmelidir. 

 

b. Kariyer Destek Projeleri İçin Beyan Formu: BAPSİS Sisteminde Gerekli Belgeler menüsü alanından indirilecek ilgili Beyan Formu doldurulup imzalandıktan sonra pdf formatında sisteme yüklenmelidir. Gerekli koşulları sağlayarak ikinci kez bu destek programına başvuracak araştırmacıların diğer kurumlarca desteklenen projelerdeki görevini gösteren geçerli bir belgenin de sisteme yüklenmesi zorunludur.

 

c. Yıldız Teknik Üniversitesi – Sanayi İşbirliği Projeleri İçin: Başvuru formuna ek olarak Proje Ortaklık Anlaşması sunulmalıdır. Proje Ortaklık Anlaşması Projenin tarafı olan akademik personel ile ilgili kuruluşun yetkilisi arasında yapılan ve ortaklar arasında projeye ilişkin görev, yetki, sorumluluk, fikri ve sınai mülkiyet hakları, patent, tescil ve benzeri hak paylaşımına yönelik konuların belirtildiği anlaşmadır.

 

Açıklama: Yüklenecek dosyalar için mümkün olduğu kadar kısa isimler kullanılmalıdır.

 

Önemli Hatırlatma: Yapılacak değerlendirme sonucunda desteklenmesi uygun görülen projelerin başlatılabilmesi için, başvuruda sisteme yüklenen belgelerin BAP Koordinasyon Birimine sunulması gerekeceğinden beyan formu, proforma fatura, etik kurul belgesi, kabul yazısı, teknik şartname vb belgelerin asıllarını muhafaza ediniz.

 

 

D. Yaklaşık Maliyet ve Proforma Fatura

 

Proje başvurusunda bulunan araştırmacıların, talep edecekleri bütçeyi oluştururken, İhtiyaç duyulan her türlü mal, malzeme ve hizmetin yaklaşık maliyetinin tespit edilmesi zorunludur. İlgili mevzuat gereği yaklaşık maliyetin tespitinde aşağıdaki fiyatlar esas alınmaktadır:

 

► Kamu idare ve müesseselerince malın özelliğine göre belirlenmiş fiyatlar,

 

► İhaleyi yapan idare veya diğer idareler tarafından gerçekleştirilmiş aynı veya benzer mal alımlarındaki fiyatlar ve ücretler,

 

► İlgili meslek odaları tarafından belirlenmiş fiyatlar,

 

► Piyasada ihale konusu malı üreten ya da pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden alınan proforma fatura.

 

Proforma fatura teklif mahiyetindedir. Firmalar, proforma fatura ile malın miktarını, birim fiyatını ve vergi oranını tespit etmiş ve araştırmacıya bildirmiş sayılır. Araştırmacıların, proje bütçelerini temin edecekleri proforma faturaları temel alarak belirlemeleri ve başvuru aşamasında bu belgelerin pdf dosya formatındaki nüshasını sisteme yüklemiş olmaları gereklidir. Ayrıca, proje başvurusu kabul edilen araştırmacıların proforma belgelerinin asıllarını BAP Koordinasyon Birimi Satın Alma Bölümü’ ne teslim etmeleri de zorunludur.

 

 

E. Etik Kurul Onay Belgesi

 

İnsanlar ve hayvanlar üzerinde yapılacak araştırma ve uygulamalar için ilgili birimlerin Etik Kurullarından onay alınmış olması zorunludur. Bu kapsamdaki projeler için proje yürütücülerinin son bir (1) yıl içerisinde alınmış Etik Kurul Onay Belgesi’ni başvuruda sisteme yüklemesi ve desteklenmesine karar verilen projeler için ilgili belgenin aslını veya yetkili mercilerce onaylanmış bir nüshasını BAP Koordinasyon Birimi Proje Ofisi’ne teslim etmeleri zorunludur. Gerekli olması halinde BAP Koordinasyon Birimi tarafından aslı görülmek suretiyle kopyası alınıp belgenin aslı araştırmacıya iade edilebilmektedir.

 

Çalışma alanına göre 12 aydan daha eski tarihli etik kurul belgesinin kullanımının gerekmesi durumunda, izin belgesinin kullanımının uygunluğu BAP Komisyonu tarafından değerlendirilir.

 

 

F. Projelerin Değerlendirme Süreci

 

1. Yürütücü tarafından Proje Süreçleri Yönetim Sisteminde Taslak Proje önerisi çalışmasının başlatılması,

 

2. Hazırlanan proje taslak çalışmasının yürütücü tarafından Proje Süreçleri Yönetim Sistemi üzerinden Ön Başvuru’ya dönüştürülerek, BAP Koordinasyon Birimi’ne sunulması,

 

Not: Başvuru yapan araştırmacılar sistem tarafından otomatik olarak üretilen e-posta mesajı ile bilgilendirilmektedir. Bilgilendirme e-postası alınmaması durumunda sistem üzerinden başvurunuzu kontrol ediniz.

 

3. BAP Proje Ofisi’nin, ön başvuru üzerinde teknik/biçimsel inceleme yapması. Eksiklik ya da sorun bulunmayan projelerin Başvuru Projesi olarak nitelendirip, BAP Komisyonu değerlendirmesine sunulması; eksiklik ya da sorun bulunan başvuruların proje yürütücülerine iade edilmesi,

 

4. Projenin Fakülte Proje Değerlendirme Grubu (FADEG) değerlendirmesine sunulması,

 

5. Gerekli olan projeler için başvurunun hakem değerlendirmesine gönderilmesi,

 

6. Komisyon Üyesi tarafından değerlendirme sonucunun Komisyona sunulması,

 

7. Gerekli ise, yürütücüden proje üzerinde revizyon yapmasının talep edilmesi,

 

8. Komisyonda değerlendirme yapılarak projenin desteklenip desteklenmeyeceğine karar verilmesi.